E-Rechnung Pflicht: was ab 2027 gilt
Seit 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 musst du sie auch ausstellen, wenn dein Umsatz 2026 über 800.000 € liegt – ab 2028 gilt das für fast alle. Hier steht, was genau gilt, wer ausgenommen ist und was bis zum Stichtag zu tun ist.
- 1. Januar 2025Empfangenalle Unternehmen im Inland, auch Kleinunternehmergilt
- 1. Januar 2027AusstellenGesamtumsatz 2026 über 800.000 €noch 64 Tage
- 1. Januar 2028Ausstellenalle übrigen, außer Kleinunternehmernoch 429 Tage
Kurz gesagt
Vier Sätze, die die meisten Fragen beantworten.
- Empfangen musst du E-Rechnungen schon heute. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür in der Regel.
- Ausstellen musst du sie ab 2027, wenn dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag, sonst ab 2028.
- Es geht nur um Rechnungen an andere Unternehmen im Inland. Privatkunden und Ausland sind nicht betroffen.
- Ein PDF ist keine E-Rechnung. Gemeint ist ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Die Fristen im Detail
Die Pflicht kommt in Stufen. Entscheidend ist der Gesamtumsatz des Vorjahres – für 2027 also der Umsatz 2026.
| Wann | Für wen | Was gilt |
|---|---|---|
| seit 1.1.2025 | alle inländischen Unternehmen, auch Kleinunternehmer | E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können |
| bis 31.12.2026 | alle | Papierrechnungen weiter erlaubt; PDF und andere elektronische Formate nur mit Zustimmung des Empfängers |
| ab 1.1.2027 | Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € | Rechnungen an Unternehmen im Inland nur noch als E-Rechnung |
| bis 31.12.2027 | Gesamtumsatz 2026 bis 800.000 € | Papier und – mit Zustimmung – PDF noch erlaubt |
| ab 1.1.2028 | alle inländischen Unternehmen (Ausnahmen unten) | E-Rechnung ist Pflicht |
Ob es auf den Tag der Leistung oder den Tag der Rechnung ankommt, ist unter Fachleuten umstritten. Wer sichergehen will, stellt für Leistungen ab dem Stichtag nur noch E-Rechnungen aus.
Was eine E-Rechnung ist – und was nicht
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931. Ein Programm kann sie lesen, ohne dass jemand etwas abtippt.
Zählt als E-Rechnung
- XRechnung – eine reine XML-Datei, Standard bei öffentlichen Auftraggebern
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – ein PDF mit eingebetteter XML; die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht
Zählt nicht
- PDF ohne eingebettete XML
- eingescannte Papierrechnung
- Word-Datei oder Foto einer Rechnung
Wer nicht ausstellen muss
Die Ausnahmen gelten nur für das Ausstellen. E-Rechnungen empfangen können muss jedes Unternehmen.
- Rechnungen an Privatkunden
- Rechnungen an Unternehmen im Ausland
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
- Fahrausweise
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG – beim Ausstellen; empfangen müssen auch sie
- Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa viele Bank- und Versicherungsumsätze, Vermietung oder Heilbehandlungen
E-Rechnungen empfangen
Diese Pflicht gilt schon. Sie ist einfacher zu erfüllen, als viele denken.
Ein Postfach genügt in der Regel
Eine E-Mail-Adresse für Rechnungen reicht meist aus. Ein Portal oder eine besondere Anbindung brauchst du dafür nicht.
Lesbar machen
Eine XRechnung ist eine XML-Datei und für Menschen schwer zu lesen. Ein Buchhaltungsprogramm oder ein Betrachtungsprogramm zeigt sie als Rechnung an.
Das Original aufbewahren
Der strukturierte Teil muss unverändert im Ursprungsformat aufbewahrt werden, acht Jahre lang. Ein Ausdruck oder ein PDF davon reicht nicht.
Kein Anspruch auf ein PDF
Wer E-Rechnungen nicht annehmen kann, hat keinen Anspruch darauf, stattdessen eine Papier- oder PDF-Rechnung zu bekommen.
Was passiert, wenn keine E-Rechnung kommt
Ein Bußgeld droht nicht. Das Risiko liegt woanders.
Keine ordnungsgemäße Rechnung
Nach Ablauf der Übergangsfrist ist eine Papier- oder PDF-Rechnung an ein Unternehmen im Inland keine ordnungsgemäße Rechnung mehr.
Der Kunde trägt das Risiko
Dein Kunde kann Schwierigkeiten mit dem Vorsteuerabzug bekommen. Deshalb werden Kunden auf einer E-Rechnung bestehen – das Risiko ist am Ende ein Zahlungsrisiko.
Kein Bußgeld
Eine sonstige Rechnung statt einer E-Rechnung ist ausdrücklich keine Ordnungswidrigkeit (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 28).
Die Angaben müssen stimmen
Ein technischer Regelverstoß in der Datei macht sie steuerlich nicht ungültig. Die Pflichtangaben einer Rechnung müssen aber vollständig und richtig sein.
Checkliste bis zum Stichtag
Umsatz 2026 prüfen
Liegt dein Gesamtumsatz über oder unter 800.000 €? Daraus folgt dein Stichtag: 1. Januar 2027 oder 1. Januar 2028.
Rechnungsadresse festlegen
Eine E-Mail-Adresse für eingehende E-Rechnungen einrichten und deinen Lieferanten mitteilen.
Programm prüfen
Kann dein Rechnungsprogramm ZUGFeRD (Profil EN 16931) oder XRechnung erzeugen? Wenn nicht, rechtzeitig vor dem Stichtag wechseln.
Ablage klären
XML-Dateien unverändert aufbewahren und mit dem Steuerbüro abstimmen, wie die Rechnungen dorthin kommen.
E-Rechnungen schreiben mit avanton Kontor
Der Kontor erzeugt E-Rechnungen von Haus aus – auf deinem eigenen Server, ohne Abo.
- ZUGFeRD im Profil EN 16931 als PDF/A-3: ein PDF, das zugleich die maschinenlesbare Rechnung ist
- XRechnung 3.0 für öffentliche Auftraggeber, mit Leitweg-ID
- Kassenbuch, Bankimport und DATEV-Paket für das Steuerbüro
Eingehende E-Rechnungen liest der Kontor nicht ein – dafür genügen dein Postfach und ein Betrachtungsprogramm. Für Händler mit Ankauf und Differenzbesteuerung gibt es die avanton Wawi →
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen ausgenommen. Empfangen können müssen aber auch sie – das gilt seit dem 1. Januar 2025.
Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail?
Nein. Eine PDF-Datei ohne eingebettete XML ist keine E-Rechnung. Sie ist nur noch übergangsweise erlaubt und nur mit Zustimmung des Empfängers: bis Ende 2026, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € bis Ende 2027.
Welcher Umsatz zählt für die 800.000-€-Grenze?
Der Gesamtumsatz des Vorjahres, berechnet wie bei der Kleinunternehmerregelung. Für den Stichtag 1. Januar 2027 zählt also der Gesamtumsatz 2026.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Sie gilt nur für Rechnungen an andere Unternehmen im Inland, die die Leistung für ihr Unternehmen beziehen. Rechnungen an Privatkunden und ins Ausland sind nicht betroffen.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei und bei öffentlichen Auftraggebern üblich. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML: Menschen lesen das PDF, Programme die XML. Beide erfüllen die Pflicht, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.
Wird die Pflicht noch verschoben?
Handwerksverbände haben gefordert, die Stufe 2027 auf 2028 zu verschieben. Beschlossen ist das nicht: Die Finanzverwaltung hat im Oktober 2026 weitere Regeln zur E-Rechnung veröffentlicht und plant mit dem 1. Januar 2027 (Stand 24. Oktober 2026).
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre. Aufbewahrt werden muss zumindest der strukturierte Teil, unverändert in seinem Ursprungsformat.
Quellen
- Bayerisches Landesamt für Steuern: E-Rechnung
- Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur E-Rechnung
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 (ergänzende Regelungen)
Stand 24. Oktober 2026. Dieser Ratgeber gibt einen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung. Für deinen konkreten Fall frag dein Steuerbüro.
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